اکثر کاربران جیمیل (Gmail) و سایر سرویس های ایمیل دهی ، فقط از راه های ساده و ناکاربردی ایمیل های خود را فیلتر کرده و بنابراین ممکن است ایمیل مورد نظر را به سختی بیابند . در این مقاله با ما همراه باشید تا با ۱۰ ترفند فیلتر و جستجو حرفه ای در جیمیل آشنا شویم تا ایمیل های خود را به سادگی بیابیم !
یکی از نکاتی که در درس های قبلی بر آن تاکید داشتیم، استفاده از امضا در پایان ایمیل ها، به همراه اطلاعات تماس و کاری است، تا گیرنده برای یافتن شما سر در گم نشود. اما اینکه در هر ایمیلی می نویسیم، بخواهیم یک متن تکراری را مرتبا تایپ کنیم، کار خسته کننده ای به نظر می رسد. اما به هر حال نامه بدون امضا که لطفی ندارد!
امضای جیمیل چیست؟
این امضا یک متن است که به صورت خودکار در پایان تمام ایمیل های ارسالی از اکانت جیمیل اضافه می گردد. درون این متن می توانید از لینک، کلمات رنگی، فونت های مختلف و حتی عکس استفاده کنید.
این امکان در اکانت جیمیل به صورت پیش فرض خاموش است و اگر نیازی به آن دارید، باید از صفحه تنظیمات روشن اش کنید.
همه ما حداقل یک ایمیل داریم و استفاده های مختلفی از آن می کنیم. شاید برخی تنها استفاده شان عضویت در گروه های ایمیلی باشد. یا اینکه تنها برای چت از آن استفاده می کنند. خب، ممکن است افراد عضو این دسته ها بگویند: اصلا امنیت ایمیل و توجه آن به چه درد من می خورد؟ قرار نیست اطلاعات خصوصی، مالی و یا کاری خاصی را روی آن داشته باشم و یا از طریق آن چنین اطلاعات حساسی را ارسال کنم.
تا اینجا حرف این افراد شاید به نظر صحیح بیاید، اما تا به حال به موقعیت های اینچنینی فکر کرده اید:
۱- فردی به ایمیل تان نفوذ کند و بدون اطلاع شما به دوستانتان ایمیل های مختلفی ارسال کند و آنها را مورد اذیت و آزار قرار داده و اعتماد آنها نسبت به شما را از بین می برد.
در درس قبلی به بررسی مسائل مربوط به امنیت ایمیل پرداختیم. اما از آنجایی که جیمیل، تمرکز اصلی ما در این دوره است در اینجا به صورت اختصاصی به ذکر نکاتی درباره امنیت جیمیل می پردازیم.
تقریبا تمامی اطلاعات مربوط به حساب های بانکی، سایت، وبلاگ ها و حتی اطلاعات و روابط شخصی افراد در ایمیل آنها است، امنیت ایمیل اهمیت ویژه ای پیدا می کند. ایمیل مرکز ثقل تمام زندگی مجازی شما محسوب می شود و یک کاربر جیمیل باید همیشه به دنبال بهترین و جدیدترین روش های امنیتی باشد، تا بتواند زندگی دیجیتال امن و آسوده ای را تجربه کند. جالب اینجا است که بسیاری از نکاتی در این درس به آنها می پردازیم، توسط خود گوگل هم توصیه و تاکید شده اند.
تا قبل از اینکه جیمیل معرفی شود، تمام تلاش سرویس های ایمیل و ایمیل کلاینت ها بر این بود که شیوه های موثرتری برای دسته بندی و مرتب کردن ایمیل ها ارائه کنند. حتی اکنون هم بسیاری به همین شیوه عمل می کنند. مثلا تاندربرد تعداد زیادی معیار برای مرتب کردن و دسته بندی ایمیل ها در اختیارتان می گذارد. شما می توانید آنها را بر اساس تاریخ، حجم، وضعیت و مانند آن مرتب کنید. اما جستجو در میان ایمیل ها مشکل و بد قلق است.
شاید تا به حال از ایمیل دیگری استفاده می کرده اید و حالا می خواهید به گوگل کوچ کنید. شاید هم اعتبار سالیانه اکانت ایمیل روی سایت شخصی تان به پایان رسیده و تمایلی به تمدید آن ندارید! به هر حال باید بدانید که جیمیل به خوبی کار انتقال اطلاعات شما را به جیمیل جدیدتان انجام می دهد و در هر صورت برای استادی جیمیل خوب است که از این امکان نیز اطلاع داشته باشید.
یکی از موارد مهم در این تغییر، استفاده از دفترچه اطلاعات تماس تان (Contacts یا مخاطلبین) بر روی جیمیل و امکان دسترسی به آرشیو ایمیل های قدیمی تان است. این کار قبلا باید با استفاده از برنامه ها و افزونه های خاص و با دردسر فراوان انجام می شد، اما هم اکنون این کار تنها با چند کلیک از طریق منوی تنظیمات جیمیل قابل انجام است.
شما چند آدرس ایمیل دارید؟ یکی؟ دو تا؟ شاید هم چند تا. به نظر شما کدام یک درست تر است؟ اینکه فقط یک آدرس ایمیل داشته باشیم یا چند تا؟ کاربران زیادی هستند که فقط از یک آدرس ایمیل استفاده می کنند اما ما به شما می گوییم که بهتر است چند تا داشته باشید. در ایمیل مهم است که روابط کاری و شخصی تان را از هم جدا کنید. بنابراین شما یک ایمیل شخصی دارید که برای روابط شخصی با دوستان، آشنایان و خانواده به کار می برید و یک ایمیل کاری که برای روابط کاری تان استفاده می کنید. ممکن است آدرس ایمیل کاری تان یک آدرس تحت یک دامنه خاص باشد.
گوگل دست به کار جالبی زده و شیوه نامه ای برای کسب مهارت در کار با سرویس ایمیل اش آماده کرده. هر چند که قبلا به برخی موارد این شیوه نامه اشاره کرده ایم و در دروس بعدی هم به طور کامل تر به توضیح برخی دیگر از آنها می پردازیم. اما بد نیست در اینجا نگاهی به آن بیاندازیم.
همان گونه که یک جنگجو در مراحل مختلف آموزشی القاب و کمربندهای مختلفی دریافت می کند، گوگل هم این نکات را در ۴ دسته تقسیم بندی کرده است: کمربند سفید، کمربند سبز، کمربند مشکی و استادی.
یادگیری نکات و کلک هایی که در اینجا گفته می شود، به شما کمک می کند تا در وقت تان صرفه جویی کنید، بهره وری تان را افزایش دهید و به شکل موثرتری ایمیل تان را مدیریت کنید. تعدادی از نکات را می دانید و تعدادی را هم به صورت مفصل در درس های آینده می خوانید. این درس را با دقت بخوانید چرا که نکات بسیار ارزشمندی در آن وجود دارد که حیف است از دستشان بدهید.
در ادامه با تیک تاک همراه باشید :
شاید شما به ایمیل یک نگاه کاملا سطحی و ساده داشته باشید و فکر کنید که دقیقا مانند نامه فرستادن باشد یا حداقل اگر اینگونه فکر نمی کنید شاید در فهمیدن انواع مختلف ایمیل و ساختار ایمیل و فرستادن و دریافت آن کمی مشکل دارید و گیج شده اید یا اگر می خواهید در مورد تفاوت انواع پروتکل های ایمیل یعنی POP3 و اینجور چیزها بیشتر بدانید یا حتی اگر می خواهید بدانید که نرم افزارهای مدیریت و دریافت و ارسال ایمیل چگونه کار می کنند حتما این مطلب را بخوانید که کلا در مورد ایمیل همه چیز را توضیح داده ام. امیدوارم بتونم به زبان ساده و گیرا توضیح بدم که دیگه سوالی نماند
در ادامه با تیک تاک همراه باشید :
وقت مرتب سازی ایمیل ها رسیده. اگر تعداد زیادی ایمیل دریافت می کنید می دانید که این موضوع تا چه حد اهمیت دارد. تا به حال چند بار برایتان پیش آمده که دنبال ایمیلی می گشته اید اما موفق به پیدا کردنش نشدید؟ در بسیاری از سرویس ها و برنامه های مدیریت ایمیل، می توانید پیام های دریافتی را بر حسب موضوع، فرستنده، فعالیت مورد نیاز و موارد اینچنینی، در پوشه های جداگانه ذخیره نمایید. در این سرویس ها هر نامه تنها در یک پوشه یا فولدر جا گرفته و امکان دسترسی به آن تنها با به خاطر آوردن نام پوشه و یا استفاده از کادر جستجو میسر است.
جیمیل برای مدیریت و آرشیو ایمیل های دریافتی گام بلندی برداشته است. اینجا دیگر خبری از پوشه نیست و شما به جای آن قابلیت Labels یا "برچسبها" را در اختیار دارید، که دقیقا مانند برچسب زدن پرونده های داخل کشوی میز کار و یا شیشه های درون آشپزخانه است. شما می توانید به تعداد نامحدود برچسب تولید کنید و جالب تر اینکه بر روی پیام های دریافتی چندین برچسب بزنید، تا دسته بندی و پیدا کردن آنها آسان تر شود. اگر تا به حال از این امکان جیمیل استفاده نکرده اید زمان اش رسیده تا آن را امتحان کنید و ببینید تا به حال چه امکان مهمی را از دست داده بودید.
در ادامه با تیک تاک همراه باشید »
همه شما کار با سرویس های ایمیل را کمابیش بلد هستید و می توانید وارد اکانت تان شوید، ایمیل بفرستید و بخوانید، پاسخ دهید و پاک کنید. پس در این درس به جای این حرف ها اول سراغ این موضوع می رویم که اصلا جیمیل چیست و چرا جیمیل! آنگاه در دروس بعدی به برخی از مهمترین کاربردها و امکانات آن می پردازیم.
جیمیل چیست؟
باید ۳۱ مارس ۲۰۰۴ میلادی را در تقویم بشری ثبت کرد. در این روز گوگل از سرویس ایمیل تحت وب خود رونمایی کرد. جیمیل هنوز نسخه بتا بود و فقط در صورت دعوت شدن از سوی یکی از دارندگان این سرویس، قادر به عضویت در آن بودید. در زمانه ای که همه سرویس های ایمیل رایگان فقط بین ۵ تا ۱۰ مگابایت فضا در اختیارتان می گذاشتند، جیمیل شما را در یک دریاچه یک گیگابایتی غوطه ور می کرد. و حالا هم یکی از بزرگترین، کاربردی ترین و امن ترین سرویس های ایمیل جهان است.
در ادامه با تیک تاک همراه باشید »
در درس قبلی به اصول اولیه نگارش ایمیل ها و اشتباهات رایج پرداختیم. حال بهتر است بررسی بیشتری در این زمینه داشته باشیم.
روانشناسی ایمیل
همانند صحبت کردن، گیرنده و فرستنده موضوع را از نقطه نظر کاملا متفاوتی می بینند. بگذارید نگاهی گذرا از هر دو منظر داشته باشیم:
گیرنده:
۱- ایمیل های زیادی دریافت می کند.
۲- اگر یک چهره شناخته شده باشد، معمولا به صورت مرتب ایمیل های تعریف و تمجید دریافت می کند.
۳- اصلا وقت آزاد زیادی ندارد.
۴- برایش اهمیت چندانی ندارد که به صورت فوری به شما کمک کند.
فرستنده:
۱- وقت زیادی صرف می کند که به شکلی هنرمندانه یک ایمیل بی نقص (و شاید طولانی) آماده کند.
۲- اعتقاد دارد که درخواست هایش مهم، بی همتا و خاص هستند.
۳- اعتقاد دارد که اولین نفری است که درخواست چنین لطفی می کند.
۴- اصلا نمی تواند تصور کند که چرا ممکن است کسی ایمیل اش را بدون توجه دور بیاندازد.
۵- میل دارد که داستان را به صورت کامل شرح دهد و همه زوایا را توضیح دهد، تا شنونده نقطه نظر وی را به طور کامل دریابد.
با توجه به این دیدگاه های مختلف تعجبی ندارد که گیرنده همیشه متعجب است چرا ایمیل های تکراری و یکسانی از همه دریافت می کند. فرستنده هم در عجب است که چرا ایمیل هایش به اندازه کافی موثر نیستند و پاسخ آنها را سریع دریافت نمی کند!
در درس امروز با برخی از نکات و ریزه کاری های تکمیلی درباره ی نگارش ایمیل آشنا خواهیم شد، تا دیگر ایمیل بدون پاسخ و مشکل آفرین نداشته باشیم.
به دوره آموزشی «استاد بزرگی ایمیل و جیمیل» خوش آمدید. ارسال و دریافت ایمیل در عین حال که کاری ساده محسوب می شود دارای قواعد و اصول زیادی است. از آداب و رسوم گرفته تا نکات مختلف فنی و موارد امنیتی. این دوره ی آموزشی طراحی شده تا به زبان ساده شما را با این قواعد آشنا کند. ۲۳ درس و تعدادی آزمون در این مسیر همراه شما خواهد بود. شاید حجم محتوای آموزشی کمی زیاد به نظر برسد اما توصیه می کنیم با دقت و حوصله به مطالعه آنها بپردازید. این نهایت خوشحالی ما است که شما را در پایان این دوره ی آموزشی، استاد بزرگ ایمیل بنامیم. پس با درسنامه باشید.
در ادامه با تیک تاک همراه باشید :
با عضویت در گروه تفریحی تیک تاک دیگر نیازی نیست